Un congreso es una reunión o conferencia, por lo general de frecuencia periódica, en que los miembros de una asociación se reúnen para debatir cuestiones previamente fijadas. Entre las características principales podemos destacar: exposición y debate de múltiples ponencias, asistencia de personas con un alto nivel profesional e intereses comunes, presentaciones de nuevos avances o descubrimientos en determinadas materias.
Otro factor determinante es la duración. Según los expertos, debe durar al menos de tres a cinco días para poder llamarlo congreso. En caso contrario, podría catalogarse como conferencia, convención o asamblea, entre otros términos. Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea fácil, tanto en su sentido administrativo como en su carácter protocolario.
La finalidad de este tipo de evento puede ser múltiple, desde dar a conocer nuevos avances en cualquier campo de la ciencia, la tecnología o la medicina, hasta tener un carácter cultural, social o político. La necesidad de diálogo se ve cristalizada en estas reuniones cuyo objetivo es actualizar, seleccionar y difundir el progreso humano. Todo depende de la meta propuesta por el Comité Organizador, conformado por un equipo que se encarga de gestionar la mayor parte de los aspectos del cónclave.
El tiempo previo para la planeación de un congreso o convención puede ser de meses o años, en dependencia del tipo de congreso que deseamos organizar. Desde que comenzamos a diseñarlo o se inician los trámites para captar la sede –no importa de qué tipo sea el evento–, tiene lugar un fuerte proceso de relaciones públicas en los planos nacional e internacional. Este proceso se incrementa durante la etapa de promoción del evento para logar la mayor participación posible con una amplia divulgación, lo cual se traduce en un impacto positivo para el destino.
Cuando no contamos con la experiencia suficiente para organizar un congreso, lo mejor es requerir la ayuda de un OPC (organizador profesional de congresos), que se encarga de elaborar todas las fases desde su planificación hasta su puesta en marcha y nos ayuda a identificar los siguientes puntos para la organización técnica:
• Establecer los objetivos del congreso.
• Determinar la cantidad y calidad de invitados especiales.
• Hacer un estudio previo de las necesidades.
• Elaborar un programa.
• Iniciar los contactos con las instituciones afines.
• Obtener el material que se presentará como ponencias.
• Reservar los espacios necesarios y proveer todos los elementos y la infraestructura idónea para el desarrollo de las reuniones.
• Seleccionar los hoteles.
• Elaborar un programa social y uno cultural para los participantes.
• Organizar los traslados y la atención de los asistentes.
• Preparar el material que se entregará a los delegados.
No podemos olvidar la atención al personal de la prensa, uno de nuestros aliados en la difusión del evento y de sus contenidos. Es fundamental que el comité organizador destine un equipo para que se encargue de la acreditación y esté al tanto de las necesidades de periodistas, fotógrafos y camarógrafos. No basta con enviar la nota a los medios al final del evento. Si invitamos a los periodistas a cubrirlo, la repercusión será mayor y todos salen beneficiados.
Por Jennifer y Estefany Cuello Arbaje
Ejecutivas de Arbaje Tours & Mice
www.arbajetours.com
