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Gestión Documental: el arma de una empresa

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Antonio Díaz, Director de Cuentas Enterprise para América Latina de Lexmark informó que  “Las tecnologías de Lexmark contrastadas de Soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) y su dilatada experiencia en el sector traen como resultado el nacimiento de soluciones que aprovechan la información y el contenido empresarial en el contexto de procesos diarios a fin de generar ahorros en un tiempo récord.”

Díaz se expresa de esta manera luego que Lexmark se convirtiera en el mejor aliado de un centro de estudios recientemente al lograr satisfacer sus necesidades de manejo de documentos. Con cerca de 17 mil estudiantes en sus cuatro campus, el centro tenía la urgente necesidad de una solución que les permitiera resolver problemas del día a día de la escuela.

Reducir el flujo de trabajo facilitando así el proceso de admisión y los requisitos de gestión interna que son necesarios para ir de un área a otra se convertía en una prioridad. La naturaleza de la escuela demandaba el manejo de una gran cantidad de solicitudes que debían ser gerenciadas de otra manera.

Fue este el escenario en el que entró a jugar un papel determinante Perceptive Image Now. Luego de su implementación el resultado no se hizo esperar: la inscripción se hizo más rápida, ya que no era necesario requerir a los candidatos documentos en papel y la certificación digital eliminó una etapa, porque las personas ya no tenían que recurrir a la oficina de un notario. Pero además, la institución eliminó la práctica de almacenar carpetas con información. 

La satisfacción de los padres y estudiantes no se hizo esperar. Mientras, el personal de los centros educativos veía cómo las pruebas de admisión, que antes requerían tres días, ahora solo necesitaban seis horas.

Orden = productividad

El 45% de todos los documentos que se escanean hoy en día nacieron de un formato digital. Según el Compliance, Governance and Oversight Council, del contenido de información en una organización sólo el 25% tiene valor para el negocio, 5% es necesario conservarlo por cuestiones regulatorias y 2% es sujeto de retención legal. El resto es básicamente basura. El desafío para las organizaciones está en descifrar cómo eliminar ese 68% restante de sus sistemas y procesos y más aún, cómo protegerlo.

Si de riesgos se trata, es un hecho que cuatro de los 10 casos de espionaje corporativos más renombrados han involucrado documentos impresos. Por tanto, el control de documentos en papel y el acceso a esa información es extremadamente crítico para proteger lo realmente es importante para un negocio.

Una encuesta de AIIM (Comunidad Global de Profesionales de la Información) del 2013, encontró que entre 40 y 50% de los encuestados no sabía si alguna vez había sufrido un fallo de seguridad. Pero no solo eso, 31% de los encuestados reconoció haber tenido problemas al guardar sus registros, teniendo como resultado que el 14% de éstos fueran multados o tuvieron mala publicidad.​